Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Excel là một trong những phần mềm Office thông dụng dùng để tính toán và lưu trữ các dữ liệu dạng bảng với dung lượng cực kỳ lớn. Trong nhiều trường hợp, khi sử Excel người dùng cần sao chép dữ liệu từ bảng này sang bảng khác nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế khả năng sai sót khi nhập lại dữ liệu. Thông thường, chúng ta thường thực hiện thao tác này bằng hàm VLOOKUP, nhưng nó lại khá bất tiện khi phải nhập hàm lại nhiều lần. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel bằng hàm VLOOKUP và phương pháp cải tiến Power Query.

Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel bằng hàm VLOOKUP

VLOOKUP là một hàm Excel để tra cứu dữ liệu trong một bảng được tổ chức theo chiều dọc. VLOOKUP hỗ trợ đối sánh gần đúng và chính xác, và ký tự đại diện. Giá trị tra cứu phải xuất hiện trong cột đầu tiên của bảng được chuyển vào hàm VLOOKUP.

Cú pháp hàm VLOOKUP:

Trong đó:

value – vị trí cột cần tìm trong cột đầu tiên của bảng.

table – bảng để lấy một giá trị.

col_index – truy xuất giá trị từ một cột trong bảng.

range_lookup – chọn tùy theo yêu cầu đề bài TRUE = đối sánh gần đúng (mặc định). FALSE = đối sánh chính xác.

Mục đích của hàm VLOOKUP là lấy thông tin từ một bảng sang một bảng khác trong Excel:

Sử dụng Số đơn hàng trong cột B làm giá trị tra cứu, hàm VLOOKUP có thể lấy ID khách hàng, Số tiền, Tên và Trạng thái cho bất kỳ đơn hàng nào. Ví dụ: để lấy tên khách hàng cho đơn đặt hàng 1004, công thức là:

= VLOOKUP ( B7 , B5: F9 , 4 , FALSE )

Trong đó: 

B7: mã đơn hàng cần tìm.

B5: F9: bảng giới hạn dữ liệu dò tìm.

4: thứ tự cột cần lấy trong bảng.

FALSE: giá trị chính xác của dữ liệu cần lấy.

Xử lý hàm VLOOKUP bằng Power Query

Sử dụng Power Query để thay thế VLOOKUP không chỉ dễ dàng mà còn nhanh chóng và phần tốt nhất là thiết lập một lần. Những lần tiếp theo có thể sử dụng dữ liệu nền đã lưu trữ sẵn để không mất thời gian nhập lại dữ liệu.

Bao gồm các bước dưới đây:

• Tạo truy vấn (kết nối) cho cả hai bảng.
• Chọn cột chung trong cả hai bảng.
• Hợp nhất chúng và có được cột bạn muốn.

B1: Trước hết, hãy chuyển đổi cả hai bảng (TABLE 1 và TABLE 2) thành bảng Excel bằng cách sử dụng Control + T hoặc Insert ➜ Tables ➜ Table.

B2: Tiếp theo, bạn cần tải dữ liệu vào trình soạn thảo truy vấn nguồn. Chọn Data Tab ➜ Get & Transform Data ➜ From Table.

B3: Sau đó đóng truy vấn chọn Home tab ➜ Close and load to ➜ Connection only. Lặp lại bước 2 bước 3 tương tự ở bảng thứ 2.

B4: Từ đây, hãy nhấp chuột phải vào truy vấn và nhấp vào “Merge” hoặc nếu bạn đang sử dụng Office 365, hãy nhấp chuột phải vào tab Data ➜ Get Data ➜ Combine Queries ➜ Merge.

• Khi bạn nhấp vào “Merge”, nó sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ hợp nhất.

• Ở cửa sổ này, chọn “Quantity Table” ở phần trên và trong “Category Table” ở phần dưới.

• Sau đó, chọn cột chung trong cả hai bảng (ở đây ID sản phẩm là chung).

• Tại thời điểm này, bạn có một bảng mới trong trình soạn thảo truy vấn nguồn.
• Từ đây, nhấp vào nút bộ lọc của cột cuối cùng của bảng và chỉ chọn danh mục (bỏ chọn ID sản phẩm) và nhấp vào OK.
• Cuối cùng, hãy nhấp vào “Close & Load” để tải bảng vào trang tính.

Ngoài lấy dữ liệu từ cột nhờ VLOOKUP, Excel còn cung cấp thêm một số hàm khá thông dụng như HLOOKUP, MATCH để truy xuất dữ liệu theo yêu cầu một cách chính xác nhất.

Kết luận

Tuy các bước sử dụng Power Query khá phức tạp hơn so với VLOOKUP nhưng nếu thành thạo thì những gì bạn tiết kiệm được sẽ rất lớn. Không những về mặt thời gian mà còn tránh được những lỗi không cần thiết khi sử dụng văn bản quan trọng như Excel. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel thực chất rất đơn giản khi phần mềm đã cung cấp cho chúng ta đầy đủ công cụ đúng không nào?